Professionelles Anforderungsmanagement macht es möglich

IT und Business im Gleichtakt

22. Februar 2008, 19:41 Uhr |

Die IT-Organisation muss in Zeiten verbesserter Geschäftsprozesse fachbereichübergreifend denken und handeln. Dafür ist an dieser Schnittstelle ein koordiniertes Anforderungsmanagement notwendig. Nur wenn es ganzheitlich angepackt wird, wird die IT die Geschäftsprozesse Ende-zu-Ende bestmöglich stützen.

Wie wichtig diese Teildisziplin des IT-Servicemanagements ist, wird an der Einschätzung von Borland deutlich. Ein fehlendes oder mangelhaft ausgeprägtes Anforderungsmanagement ist danach Ursache für 50 Prozent aller Fehler in Softwareprojekten. Sie nachträglich »auszubügeln«, mache 30 bis 40 Prozent der gesamten Projektkosten aus. Ein professionelles Anforderungsmanagement vermeidet solche Probleme.

Die Grundbedingung dafür ist, dass sich die IT-Organisation institutionalisiert und mit den Fachabteilungen austauscht. Zwischen ihnen muss ein ständiger Dialog über den Geschäftsprozessbedarf stattfinden, um jeweils die IT-Services daran auszurichten. Das setzt voraus, dass beide Seiten die gleiche, betriebswirtschaftlich orientierte Sprache sprechen. Das Verhältnis von Kosten und Leistungen wird nur dann für beide Seiten transparent werden, wenn konkrete Bezugsgrößen verwendet werden. Dafür müssen vor dem Projektstart die Geschäftsstrategie, operativen Ziele und daraus abgeleitet der Soll-Zustand der Geschäftsprozessarchitektur stehen.

Wichtig für ein professionelles Anforderungsmanagement zwischen IT-Organisation und Fachabteilungen ist zudem eine zentrale, steuernde Instanz: das Service-Portfoliomanagement. Darüber lassen sich Kompetenzträger identifizieren und weiterentwickeln. Welche Verantwortungsbereiche haben die einzelnen Abteilungen und Personen? Sind für sie schon Rollen hinterlegt worden? Welche Fähigkeiten – orientiert am Soll – werden durch die einzelnen Organisationseinheiten respektive Mitarbeiter abgedeckt beziehungsweise nicht abgedeckt? Welche Kommunikationskanäle sind in der Organisation etabliert worden, welche noch nicht? Das sind einige der Fragen, die beantwortet werden müssen. Auf diese Weise kann sich das Service-Portfoliomanagement Klarheit über sämtliche Kompetenzträger entlang der anvisierten Geschäftsprozesse verschaffen.

Danach sollten die Kunden- und Lieferantenbeziehungen des Unternehmens analysiert und auf ihre IT-Serviceanforderungen hin durchleuchtet werden. Für einen besseren Überblick und eine strukturierte Vorgehensweise bei der Recherche empfiehlt sich eine bedarfsgerechte Segmentierung in Lieferanten- und Kundengruppen. So lassen sich bevorzugte Kommunikationskanäle, funktionale und nicht funktionale Anforderungen sowie das jeweilige Angebot beziehungsweise der jeweilige Bedarf an IT-Services erkennen. Die IT-Services, ihre Bereitstellung und die dafür anfallenden Kosten werden transparent und steuerbar. Außerdem ist der gewonnene Durchblick für eine gezielte Abrechnung von IT-Services gegenüber Kunden und Lieferanten nutzbar.

Der Aufbau eines maßgeschneiderten IT-Serviceportfolios ist der nächste Schritt eines professionellen Anforderungsmanagements. Sämtliche Anforderungen sind weiter zu spezifizieren, zentral zu dokumentieren und zu bewerten. Anschließend sollten die Anforderungen nach Abstimmung mit allen Beteiligten in einheitliche und dokumentierte IT-Services überführt werden. Das so entstehende Portfolio muss später das Service-Portfoliomanagement kontinuierlich hinterfragen und mit dem identifizierten Bedarf abgleichen. Nur unter diesen Voraussetzungen wird die IT-Organisation mit den Geschäftsprozessänderungen Schritt halten können.

Die lückenlose Servicedokumentation hat einen weiteren Vorteil: Das Unternehmen gewinnt einen Überblick darüber, welcher Kunde welche IT-Services in welcher Ausprägung bezieht. Und es erkennt, welche internen beziehungsweise externen Lieferanten daran beteiligt sind.

Für eine permanente Verbesserung der IT-Services sollte ein ganzheitlicher, Itil-konformer Service-Level-Managementprozess nicht fehlen. Diesen zu etablieren, setzt für jeden einzelnen Service eine Dokumentation der SL-Anforderungen, realistische SL-Ziele und dazu passende Metriken voraus. Nur dann wird das Unternehmen auf Dauer »Business-IT-Alignment«, also eine IT im Einklang mit den Geschäftsprozessen erreichen können. Wer seine IT-Services und Geschäftsprozesse ständig verbessern will, sollte eins nicht vergessen: Auch künftig müssen im engen Kontakt zwischen IT-Organisation und Fachabteilungen alle Veränderungen und daraus resultierende Anforderungen stets eindeutig formuliert und dokumentiert werden.


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