Elektronisches Urkundenarchiv
Das Notariat wird digital
Ab Juli 2022 müssen Notare alle Urkunden in einem elektronischen Urkundenarchiv verwahren. Notar Carsten Kühlich hat sich frühzeitig informiert und wusste genau, was er braucht. Beraten hat ihn dabei sein langjährigen Fachhändler für Bürolösungen, Ferdinand Fais Bürotechnik aus Essen.
Ab dem 1. Juli 2022 müssen Notare Urkunden immer auch in einem Elektronischen Urkundenarchiv verwahren. Das entsprechende Gesetz § 55 Absatz 2 Beurkundungsgesetz (BeurkG) ist schon länger bekannt, nun wird es konkret. Eingerichtet wird das Archiv zentral von der Bundesnotarkammer. Notariate, die nicht bereits entsprechende Lösungen implementiert haben, müssen also jetzt handeln.
Carsten Kühlich, Rechtsanwalt mit eigenem Notariatssitz in Gladbeck, hat das getan und einen passenden Workflow zur Digitalisierung und Archivierung von Urkunden eingerichtet. Beraten hat ihn dabei sein langjährigen Fachhändler für Bürolösungen: Ferdinand Fais Bürotechnik aus Essen.
Gute Vorbereitung ist alles
Kühlich wollte mit seiner Kanzlei zu den Ersten gehören, die die Digitalisierung umsetzen. Schon im vergangenen Jahr hatte der Notar deshalb berufsrechtliche Seminare besucht, um schnell in die Materie einzusteigen. Da traf es sich gut, dass er für seine Kanzlei erst im April 2021 von seinem langjährigen Bürofachhändler Fais Bürotechnik ein neues Utax-Multifunktionssystem hatte installieren lassen. Kühlich fragte bei Peter Jankowski, Leiter Verkauf und Technik bei Fais an, ob und wie sich damit eine Anbindung an das „Elektronische Urkundenarchiv“ der Bundesnotarkammer realisieren ließe.
Als Anfang Oktober 2021 Peter Jankowski gemeinsam mit David Lühr vom Utax Consulting and Solution-Team zur Präsentation ins Notariat kam, wusste der Notar schon genau, was er wollte. In dem Gespräch zeigten sein langjähriger Fachhändler und der Lösungsexperte des Herstellers ihm, wie die neuen DIN-A3-Multifunktionssysteme des Notariats, ergänzt um die passende Software, mit der zentralen elektronischen Urkundensammlung verknüpft werden können. „Die Gewährleistung höchster Sicherheit, die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten datenschutzkonform zuzuordnen und eine zeitnahe sowie alltagstaugliche Umsetzbarkeit bei maximaler Kostenkontrolle“ – das waren die Auswahlkriterien, die für Kühlich den Ausschlag gaben.
Zum Einsatz kommen die Software-Lösungen „Scanner Vision“ und „Aqrate“. Sie können auf die „Hybrid Platform for Advanced Solutions“ (HyPAS)-fähigen Systeme aufgespielt werden, die dank dieser Technik um individuelle Anwendungen erweitert werden können. Aqrate fungiert dabei als eine Steuerungszentrale, die alle Druck-, Scan- und Kopierjobs am Multifunktionsprinter (MFP) sicherer machen soll. Nach dem Prinzip „Follow2Print“ folgt der Druckauftrag dem Nutzer. Erst wenn dieser sich am Multifunktionssystem per PIN oder Chipkarte angemeldet hat, erfolgt der Ausdruck, der vorher am PC oder auch mobil ausgelöst wurde.
Sicheres personalisiertes Scannen
Ähnlich funktioniert das personalisierte Scannen. Nach einer Authentifizierung am MFP scannt das System und legt das Dokument zum Beispiel in einem persönlichen Verzeichnis ab oder sendet es an eine definierte E-Mail-Adresse. „Aqrate schafft die Voraussetzungen dafür, dass die notwendigen Sicherheitsanforderungen für eine Anbindung an das Elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer erfüllt werden können“, erläutert Consulting- Experte Lühr.
Ergänzend dazu soll Scanner Vision für eine geringe Fehlerquote bei Erfassungsprozessen sorgen. Durch die Lösung wird ein durchsuchbares PDF erstellt. Dokumente werden in das gewünschte Format konvertiert und in einem vordefinierten Zielordner abgelegt. Der Einzug mit Dual-Scan-Funktion der MFPs soll darüber hinaus dafür sorgen, dass Dokumente schnell und vollständig erfasst werden.
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